Checklist completa y accionable para comprobar, área por área, si tu pyme cumple las obligaciones laborales vigentes en España: registro horario, horas extraordinarias, canal de denuncias, protección de datos, vacaciones, teletrabajo y protocolos obligatorios. Cada ítem es concreto y verificable: o lo tienes, o no lo tienes.
Cómo usarla: esta página está pensada para que la hagas tuya. Pulsa el botón Duplicar (arriba a la derecha en Notion) para copiarla a tu espacio de trabajo y ve marcando las casillas según tu situación real de hoy — no la que te gustaría tener. Lo que quede sin marcar es tu plan de trabajo. Repite la revisión una vez al año o cuando cambie la plantilla o la normativa.
Un consejo antes de empezar: no marques una casilla porque "en teoría" se cumple. Márcala solo si podrías demostrarlo con un documento, un registro o una evidencia si mañana te lo pidiera la Inspección de Trabajo. Esa es la diferencia entre cumplir y creer que se cumple.
Documento divulgativo de aplicación general para pymes españolas. Para dudas sobre tu caso concreto, consulta con tu asesoría laboral.
El dato legal: desde el 12 de mayo de 2019, el RD-ley 8/2019 (BOE-A-2019-3481) obliga a todas las empresas con empleados, sin importar el tamaño, a registrar la jornada diaria de cada persona. El registro se conserva 4 años (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) y la sanción por incumplir es infracción grave: de 751 a 7.500 € (LISOS, arts. 7.5 y 40.1.b). La ley no exige que el registro sea digital — papel y Excel son legales —, pero sí que sea veraz, diario y demostrable.
Existe un registro de jornada diario para el 100 % de la plantilla (también jornada parcial, personal móvil y teletrabajo).
El registro refleja la hora real de inicio y de fin de cada jornada, no el horario teórico del contrato copiado en bloque.
Se ficha en el momento, no se reconstruye a final de semana o de mes "de memoria".
El registro no puede editarse sin dejar rastro: cualquier corrección queda identificada (quién, cuándo, qué se cambió).
Las pausas se registran conforme a lo que establece nuestro convenio colectivo (si el convenio dice que la pausa del bocadillo no es tiempo de trabajo, el registro lo refleja).
Conservamos los registros de los últimos 4 años y sabemos exactamente dónde están.
Podemos generar un informe de jornadas por persona y periodo el mismo día en que la Inspección de Trabajo lo pida.
Cada empleado puede consultar su propio registro cuando quiera.
La plantilla fue informada del método de fichaje y de qué datos se registran (y queda constancia de esa comunicación).
Si existe representación legal de los trabajadores, el sistema de registro se organizó previa consulta con ella.
El sistema de fichaje no usa biometría (huella, cara) — o, si la usa, existe una evaluación de impacto (EIPD) que la justifique, algo casi inviable tras el criterio de la AEPD de noviembre de 2023.
Hacemos un simulacro anual: elegimos un empleado y un mes al azar y comprobamos que el informe sale en minutos.