Respuestas claras y actualizadas sobre el registro horario obligatorio en España en 2026: qué exige la ley, si debe ser digital, cuánto se conserva, qué sanciones hay y cómo encaja con el canal de denuncias. Cada respuesta se entiende por sí sola.
Sí. El registro horario es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019, cuando entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019 (BOE-A-2019-3481), que modificó el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Desde entonces — y también en 2026 — todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena deben registrar día a día la jornada de cada empleado, incluyendo el horario concreto de inicio y de fin. No es una obligación nueva ni transitoria: lleva más de siete años en vigor y la Inspección de Trabajo la revisa de forma habitual.
Están obligadas todas las empresas con personal por cuenta ajena, con independencia de su tamaño o sector: desde la tienda más pequeña con trabajadores contratados hasta una gran industria. No existe un mínimo de plantilla. El trabajador autónomo sin empleados no tiene que registrar su propia jornada (la obligación protege a las personas trabajadoras por cuenta ajena), pero en cuanto contrata a su primera persona, debe registrar su jornada. Existen particularidades para algunas relaciones laborales especiales (por ejemplo, la alta dirección); si es tu caso, consúltalo con tu asesoría laboral.
No. La ley obliga a registrar la jornada, pero no exige que sea digital: un sistema en papel o en hoja de cálculo puede ser válido. Conviene decirlo con claridad, porque a veces se afirma lo contrario para vender software. Lo que sí exige la normativa — y lo que la Inspección de Trabajo comprueba (Criterio Técnico 101/2019) — es que el registro sea fiable y veraz: que se haga a diario, que refleje la jornada realmente trabajada y que no pueda manipularse a posteriori sin dejar rastro. Ahí es donde el papel y el Excel flaquean: son legales, pero difíciles de defender si se cuestiona su integridad.
Sí, con matices. En 2026 sigue sin existir una norma que prohíba el papel o el Excel para el registro horario. Los matices importan: el registro debe hacerse cada día (no reconstruirse a final de mes), debe reflejar las horas reales de inicio y fin, debe conservarse 4 años y debe poder entregarse a la Inspección de Trabajo cuando lo requiera. Un Excel que cualquiera puede editar sin control de cambios, o unas hojas de papel que se rehacen de memoria, cumplen mal esas condiciones: en la práctica, ante una Inspección o un juicio, un registro fácilmente alterable tiene poco valor probatorio. Legal, sí; recomendable, cada vez menos.
Como mínimo, el registro debe contener el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora, día a día (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). En la práctica, un registro sólido incluye además las pausas relevantes (especialmente en jornada partida, uno de los puntos que más revisa la Inspección) y deja identificadas las horas extraordinarias, que tienen su propio régimen de registro y comunicación (art. 35.5 ET). La organización del registro se establece por convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación de los trabajadores.
Cuatro años. El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a conservar los registros de jornada durante 4 años y a mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. «A disposición» significa que deben poder entregarse cuando se pidan: unos registros que existen, pero que nadie sabe reunir, no cumplen bien la norma. Un simulacro sencillo — «dame las jornadas de esta persona de marzo de hace dos años» — es la mejor forma de comprobar si tu empresa pasaría la prueba.
No llevar el registro de jornada (o llevarlo de manera incorrecta) es una infracción grave en materia de relaciones laborales, sancionable con multa de 751 a 7.500 € (arts. 7.5 y 40.1.b de la LISOS, RD Legislativo 5/2000), graduable según las circunstancias. A esa multa pueden sumarse consecuencias adicionales: si el registro no identifica las horas extraordinarias, la Inspección puede presumir su existencia y reclamar las cotizaciones correspondientes. Circulan por internet cifras de sanción muy superiores; el rango correcto para la infracción del registro horario es el indicado.
Igual que en el trabajo presencial: la obligación no desaparece por trabajar a distancia. La Ley 10/2021, de trabajo a distancia, mantiene para el teletrabajo el deber de registro de jornada, incluyendo el horario de inicio y fin. La diferencia es práctica: no hay un punto físico de fichaje, así que se necesita un medio accesible desde casa — una aplicación web a la que el empleado accede desde su ordenador o su móvil, por ejemplo. El teletrabajo hace además especialmente relevante la política de desconexión digital (art. 88 de la LOPDGDD), que toda empresa debe tener elaborada.