Existe una idea muy extendida —y muy cara— entre las pymes españolas: «esas obligaciones son para las empresas grandes». La realidad es la contraria: la mayoría de las obligaciones laborales aplican desde el primer empleado, y solo unas pocas se activan al alcanzar los 50 o los 250 trabajadores. El registro horario, la protección de datos de la plantilla, el protocolo frente al acoso o la política de desconexión digital no distinguen entre una cadena con 40 tiendas y un taller con dos personas contratadas.
Esta guía ordena las obligaciones por el momento en que se activan: las que aplican a todas las empresas, las que llegan a partir de 50 personas y las que llegan a partir de 250 (con sus excepciones sectoriales). Cada obligación va con su norma, su fecha y —cuando existe una cifra oficial— su sanción. Donde la sanción depende de muchos factores, lo decimos honestamente: «según la LISOS», sin inventar importes.
Una nota de honestidad antes de empezar: cumplir no exige necesariamente software. La ley, por ejemplo, obliga a registrar la jornada pero no exige que el registro sea digital. Lo que sí exige es que las evidencias existan, sean fiables y estén disponibles cuando alguien las pida. Digitalizar es la forma más cómoda de conseguirlo, no la única.
🔴 Estas obligaciones no dependen del tamaño. Si tienes una sola persona contratada, ya te aplican todas.
Toda empresa debe registrar, día a día, la jornada de cada persona trabajadora, con el horario concreto de inicio y de fin. Es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019, cuando entró en vigor el RD-ley 8/2019, que introdujo la obligación en el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Los requisitos concretos:
Sanción: infracción grave, de 751 € a 7.500 € (arts. 7.5 y 40.1.b de la LISOS).
Aquí es donde una herramienta como Nucleo360 resuelve el problema de raíz: el fichaje queda registrado con trazabilidad e inmutabilidad (las correcciones se añaden con motivo, sin borrar el original), los informes para la Inspección salen en minutos y la conservación de 4 años está garantizada por diseño. Su plan Basic, además, cubre exactamente esto y cuesta 0 €.
Obligación distinta y anterior al RD-ley 8/2019, recogida en el art. 35.5 ET: la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono, entregando copia del resumen a la persona trabajadora en el recibo correspondiente. El tope general es de 80 horas extraordinarias al año (sin contar las compensadas con descanso).
Consecuencia práctica: tu registro horario debe permitir distinguir las horas ordinarias de las extraordinarias. Un sistema que solo suma horas totales no te sirve para cumplir el 35.5.
Sanción: según la LISOS, en función del incumplimiento concreto (transgresión de normas sobre jornada y horas extraordinarias).